Je reorganiseert en moet medewerkers ontslaan. Je weet dat je moet afspiegelen. Maar wat als je beste werknemer bovenaan de ontslaglijst staat? Of als de functie verdwijnt en het werk gedeeltelijk terugkomt in een nieuwe rol? Het afspiegelingsbeginsel kent meer uitzonderingen dan veel werkgevers denken. In deze blog lees je wanneer je moet afspiegelen, wanneer niet, en waar de valkuilen liggen.
Zo werkt het afspiegelingsbeginsel
Het afspiegelingsbeginsel bepaalt de ontslagvolgorde bij reorganisaties. Het doel: de leeftijdsopbouw binnen een categorie uitwisselbare functies blijft voor en na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk. Per leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking. Van welke werknemer je als eerste afscheid neemt, hangt af van de groep waarin hij valt. De Ontslagregeling onderscheidt vijf groepen:
Per categorie uitwisselbare functies neem je eerst afscheid van de externe medewerkers uit groep 1. Zijn daarna nog meer ontslagen nodig? Dan pas je het afspiegelingsbeginsel toe. Je verdeelt alle werknemers uit de groepen 2 tot en met 5 over vijf leeftijdsgroepen:
Vervolgens bereken je hoeveel werknemers per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen. Het uitgangspunt: elke leeftijdsgroep levert ontslagen naar rato van zijn omvang. Binnen die berekening neem je eerst afscheid van de werknemers uit groep 2, dan groep 3, dan groep 4. De werknemers uit groep 5 met het kortste dienstverband zijn als laatste aan de beurt.
Uitwisselbare functies bepalen het speelveld
Voordat je kunt afspiegelen, moet je vaststellen welke functies uitwisselbaar zijn. Functies zijn uitwisselbaar als ze vergelijkbaar zijn wat betreft inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en gelijkwaardig qua niveau en beloning. Die beoordeling is objectief en gaat over de functie, niet over de medewerker. Dat een werknemer persoonlijk geschikt zou zijn voor een andere functie, maakt die functies niet uitwisselbaar.
Wanneer hoef je niet af te spiegelen?
In een aantal situaties is afspiegeling niet aan de orde:
Bevat de cao een andere ontslagvolgorde? Dan vraag je niet aan het UWV toestemming voor ontslag, maar aan een onafhankelijke cao-ontslagcommissie. Interessant weetje: bij cao-afspraak mag een werkgever tot 10% van de voor ontslag voorgedragen werknemers buiten de afspiegeling houden vanwege bovengemiddeld functioneren. Aan die regeling zijn strikte voorwaarden verbonden.
Uitzonderingen binnen de afspiegeling
Ook als je wel moet afspiegelen, mag je in een aantal situaties een werknemer overslaan:
De onmisbare werknemer
Beschikt een werknemer over bijzondere kennis of bekwaamheden die niet tot de normale functie-eisen behoren? Dan mag je hem buiten de afspiegeling houden. Het gaat niet om de werknemer die in jouw ogen “beter functioneert” dan een collega. Het gaat om kennis die zo specifiek is dat de onderneming zonder deze werknemer in de problemen komt. Denk aan de medewerker die als enige een bepaald veiligheidscertificaat heeft of unieke historische kennis van bedrijfsprocessen bezit. Je moet dit met stukken onderbouwen.
Detachering bij een ander bedrijf
Is een werknemer bij een ander bedrijf gedetacheerd en wil dat bedrijf die werknemer houden? Dan mag je die werknemer overslaan. Je moet wel aantonen dat vervanging in de specifieke situatie te bezwaarlijk is. Daarbij spelen onder meer de inhoud van de detacheringsovereenkomst, de duurzaamheid van de relatie en de benodigde inwerkperiode een rol.
Werknemer met een arbeidsbeperking
Werknemers met een arbeidsbeperking in de zin van de Wet banenafspraak mag je buiten de afspiegeling laten. Dit hangt samen met de afspraken over het in dienst houden van deze groep werknemers.
Opzegverbod zieke werknemer
Geldt voor een werknemer het opzegverbod tijdens ziekte? Dan moet je die werknemer overslaan, ook als hij volgens de afspiegeling aan de beurt is. In zijn plaats draag je de eerstvolgende werknemer in dezelfde leeftijdsgroep voor. Maar is de zieke werknemer bijna hersteld? Dan mag je de werknemer wel voor ontslag voordragen. Je moet dan wel een verklaring van de bedrijfsarts hebben waarin staat dat de werknemer naar verwachting binnen vier weken na de beslissing van het UWV hersteld is.
Wat als dienstverbanden even lang zijn?
Het kan voorkomen dat twee werknemers in dezelfde leeftijdsgroep een gelijk dienstverband hebben. In dat geval mag je als werkgever zelf kiezen wie je voordraagt. Je moet die keuze wel motiveren.
De stoelendans: omgekeerd afspiegelen
Dit is het onderwerp waar in de praktijk de meeste fouten worden gemaakt. De situatie: een functie verdwijnt, maar de werkzaamheden komen gedeeltelijk terug in een nieuwe, niet-uitwisselbare functie. De boventallige werknemer verliest zijn functie. Maar heeft hij aanspraak op die nieuwe functie? Dat hangt af van zijn geschiktheid. We hanteren sinds het arrest van de Hoge Raad van 13 juli 2018 een heldere driedeling:
De eerste stap is altijd: onderzoek vóórdat je vacatures opent objectief wie van de boventallige werknemers geschikt is voor de nieuwe functie. Sla je dit onderzoek over, dan loop je het risico dat de rechter oordeelt dat je de werknemer had moeten plaatsen. Met alle financiële gevolgen van dien.
Let op de juiste afspiegelingseenheid
Afspiegeling vindt in beginsel plaats per onderneming. Heeft je onderneming meerdere bedrijfsvestigingen die in de maatschappij als zelfstandige eenheid herkenbaar zijn en een eigen bedrijfsvoering hebben? Dan spiegel je af per vestiging waar de arbeidsplaatsen vervallen.
Soms moet je vestigingen samenvoegen voor de afspiegeling. Bijvoorbeeld als personeel regelmatig tussen vestigingen wordt uitgewisseld of als twee vestigingen organisatorisch worden samengevoegd. In die gevallen ga je uit van het gecombineerde personeelsbestand. Kies je de verkeerde eenheid, dan klopt je hele berekening niet.
Afspiegelen is geen formaliteit
De regels voor afspiegeling zijn helder, maar de uitzonderingen en bijzondere situaties maken het in de praktijk complex. De meest gemaakte fouten: de verkeerde categorie uitwisselbare functies vaststellen, de stoelendans verkeerd toepassen, of de verkeerde afspiegelingseenheid kiezen. En vergeet de wederindiensttredingsvoorwaarde niet: trekt het werk binnen 26 weken na opzegging weer aan, dan moet je de ontslagen werknemer in de gelegenheid stellen terug te keren.
Sta je voor een reorganisatie en wil je zeker weten dat de afspiegeling klopt? Neem gerust contact op. Ik denk graag met je mee.
