1. Wat als je instructierecht botst met je geheimhouding? Als HR-professional moet je redelijke instructies van een werkgever volgen (art. 7:660 BW). Voor een intern vertrouwenspersoon bestaat er echter nog geen wettelijke bescherming tegen het afdwingen van informatie. Die bescherming heb je alleen als de organisatie dit heeft vastgelegd, bijvoorbeeld in een regeling vertrouwenspersonen. Ook geniet je geen bijzondere ontslagbescherming, zoals een OR-lid wél heeft (art. 7:670 lid 4 BW). Het wetsvoorstel voor de verplichte vertrouwenspersoon brengt daar verandering in, maar beperkter: er komt een benadelingsverbod en een opzegverbod wegens het functioneren als vertrouwenspersoon (art. 7:670 lid 10 BW), vergelijkbaar met de preventiemedewerker.  Het voorstel is in 2023 door de Tweede Kamer aangenomen, maar de Eerste Kamer moet zich hier nog steeds over uitspreken.

2. Kan jouw dubbele rol tegen de werkgever worden gebruikt in een juridische procedure? Allereerst de informatie. Los van de AVG-regels die je in beide rollen in acht moet nemen: de hoofdregel is dat wat jij als vertrouwenspersoon te horen krijgt, niet in een HR-dossier terecht mag komen. Indien dit toch gebeurt, dan schend je de vertrouwelijkheid (toestemming van de melder en wettelijke uitzonderingsgevallen daargelaten) en kan de werkgever een verwijt van slecht werkgeverschap krijgen. Tegelijk kan in een procedure de vraag rijzen of de werkgever al via jou op de hoogte was. Daarnaast het onderzoek. Heb je in vertrouwen een melding ontvangen, dan kun je niet ook als HR betrokken zijn bij het onderzoek naar diezelfde kwestie. Wanneer de rechter de zorgvuldigheid van dat onderzoek toetst, kan jouw dubbele rol ook ter discussie komen te staan. Ook dat kan dus in een juridische procedure tegen de organisatie werken.

Dus ben je zowel vertrouwenspersoon als HR-adviseur? Houd het transparant met de volgende tips:

Vertel melders aan het begin van het gesprek over jouw dubbele rol

Benoem open en transparant aan het begin van het gesprek dat je ook de functie van HR-adviseur bekleedt en vraag expliciet om akkoord om het gesprek voort te zetten.

Verwijs door naar een andere intern of extern vertrouwenspersoon bij enige schijn van belangenverstrengeling

Om je integriteit te bewaken is het raadzaam om jezelf terug te trekken indien er sprake is van enige schijn van belangenverstrengeling. Daarvan is in ieder geval sprake, indien het een melding betreft die onder jouw business unit of afdeling valt. Verwijs de melder door naar een andere intern vertrouwenspersoon, of een extern vertrouwenspersoon.

Andersom geldt hetzelfde: ben je vertrouwenspersoon in een zaak, trek je dan volledig terug uit de HR-kant ervan: werk niet mee aan het dossier, doe geen onderzoek en geef de werkgever geen advies. En ben je als HR al betrokken bij iemands dossier, wees dan niet ook diens vertrouwenspersoon.

Zorg voor een intern verschoningsrecht

Het opnemen van een intern verschoningsrecht in de regeling voor intern vertrouwenspersonen is raadzaam, zodat je door het management of overige HR-collega’s niet gedwongen kunt worden om vertrouwelijke informatie te verschaffen over ‘jouw melder’. Zorg er ook voor dat je toestemming vastlegt van een melder om zaken te delen en spreek af met wie.

Noot: je hebt geen wettelijk verschoningsrecht. Word je door een rechter als getuige opgeroepen, dan ben je in beginsel verplicht te verschijnen en te verklaren. Tevens geldt een wettelijke aangifteplicht voor ernstige (gewelds)misdrijven die de geheimhouding doorbreekt.

Stel een extern vertrouwenspersoon in om onafhankelijkheid te garanderen

Is jouw organisatie klein en ben je als HR de enige beschikbare intern vertrouwenspersoon? Denk dan serieus na over het instellen van een extern vertrouwenspersoon. Bied deze mogelijkheid ook actief aan op jullie website, zodat medewerkers kunnen kiezen.

Houd je vertrouwenspersoon-aantekeningen strikt gescheiden van personeelsdossiers

Als intern vertrouwenspersoon ga je met strikte geheimhouding om met de informatie die tot jou komt. De HR-administratie dient dus strikt gescheiden te zijn van de aantekeningen die je maakt als intern vertrouwenspersoon. Leg alleen het strikt noodzakelijke vast in verband met de AVG en spreek een bewaartermijn af. Vraag daarnaast om een apart e-mailadres (bv. internvertrouwenspersoon@organisatie.nl ) en laat vastleggen dat alleen jij daar toegang toe hebt.

Afsluitend

De dubbele rol van de HR-professional en intern vertrouwenspersoon vraagt om duidelijke afspraken. Dit begint bij een goede regeling voor vertrouwenspersonen, waarin aandacht bestaat voor geheimhouding, scheiding van rollen en een mogelijkheid voor medewerkers om naar een extern vertrouwenspersoon toe te stappen. Twijfel je of het bij jouw organisatie goed is geregeld? Neem gerust contact met mij op!

Karin Ammerlaan