Welke stappen doorloop je als je een melding of signaal krijgt van een medewerker over ongewenst gedrag? Veel werkgevers (leidinggevende, directie, HR) schieten al snel in een ‘overdrive’. Dat is begrijpelijk. De melding kan namelijk heftig zijn, zorgen voor emoties en vaak hebben werkgevers niet eerder te maken gehad met een melding. Helaas zorgt dat er ook voor dat er een verkeerde afslag wordt genomen of er belangrijke stappen worden overgeslagen. Vaak juist vanuit goede bedoelingen, omdat je snel wil handelen en ervan overtuigd bent het goede te doen. Zoals een rechter recent oordeelde: emotioneel misschien begrijpelijk, maar arbeidsrechtelijk te kort door de bocht. Deze werkgever moest daarom een billijke vergoeding van €10.000,00 betalen aan de werknemer, terwijl het wel vaststond dat deze medewerker zich grensoverschrijdend had gedragen. Dat wil je liever voorkomen, toch?
Het omgaan met een melding over ongewenst gedrag zou wat mij betreft hetzelfde moeten verlopen als de stappen die worden genomen na een ziekmelding. Bij een ziekmelding weten we namelijk allemaal precies welke stappen er gezet moeten worden, wie waarvoor verantwoordelijk is en worden deze stappen één voor één doorlopen. Terwijl je bij een ziekmelding ook een heel duidelijk (voor)gevoel kan hebben.
Hoe bereik je dat dan? Zorg in ieder geval voor intern beleid waarin wordt omschreven welke stappen gevolgd dienen te worden, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren ervan en wie erbij betrokken dienen te worden.
Deze stappen dienen in mijn ogen bij iedere melding in ieder geval te worden gezet:
Stap 1: De context en melding in kaart brengen
Ga met de melder in gesprek. Niet in het kader van onderzoek, maar om steun, erkenning en informatie te bieden. Een gesprek vanuit een open houding en zonder oordeel. Vraag bijvoorbeeld wat de melder nodig heeft om zich weer veilig te voelen op de werkplek. Raad de melder ook aan om in gesprek te gaan met de vertrouwenspersoon.
Zorg dat je de situatie en context voldoende in kaart hebt: wie is de melder? Wie is de beschuldigde? Wat is het gemelde gedrag? Wanneer heeft het zich voorgedaan? Is er bewijs? Geldt er een aangifteplicht? Bij wie is de melding al bekend? Zijn er signalen van andere problemen in het team (bijvoorbeeld veel ziekteverzuim)?
Stap 2: De beschuldigde informeren + nagaan of er tijdelijke maatregelen nodig zijn
Informeer de beschuldigde in ieder geval dat er een melding is gedaan en over het proces dat zal volgen. Dit gesprek hoeft (nog) niet te gaan over de precieze inhoud van de melding. Vraag je hierbij ook af of het nodig is om de beschuldigde op non-actief te stellen (let op: rechters zijn kritisch!)
Stap 3: De opties voor opvolging bepalen
Neem even pas op de plaats en bespreek met de vanuit de organisatie betrokken personen welke opties voor opvolging er zijn (bijvoorbeeld een gesprek, mediation, onderzoek of directe maatregelen).
Stap 4: Kies een opvolging van de melding en voer de gekozen opvolging uit
Stap 5: Communiceer met de betrokkenen
Communiceer over het vervolg met de melder, de beschuldigde en indien nodig ook met andere betrokkenen in de organisatie.
Intern beleid vraagt om een goede toepassing: het moet niet op de plank blijven liggen. Bekendheid in de organisatie is belangrijk. Daarnaast zal uit het intern beleid blijven wie waarvoor verantwoordelijk is. Ook die personen moeten zich bewust zijn van hun rol, taken en verantwoordelijkheden.
Heb je hulp nodig bij het opstellen van intern beleid? Of heb je te maken met een melding van ongewenst gedrag en wil je zeker weten dat je geen stap mist? Wij staan voor je klaar. Neem contact op met één van onze specialisten of kijk op onze website voor onze trainingen aan leidinggevenden of HR.
Dit blog is geschreven door Nikki Der Kinderen.
Volg ons een blijf op de hoogte van de
laatste ontwikkelingen in arbeidsrecht.
